Assistant administratif Théâtres de Compiègne F/H
Entreprise
La Ville de Compiègne, 41 000 habitants, cité impériale, chargée d’histoire et de patrimoine, occupe une position géographique privilégiée à moins d’une heure de Paris et à proximité immédiate de l’une des plus belles forêts d’Europe.
Compiègne est une ville universitaire dynamique qui joue un rôle moteur sur le développement économique du territoire.
Elle est intégrée à l’Agglomération de la Région de Compiègne, regroupant 22 communes et 82000 habitants, pôle économique performant et innovant, à fort enjeu industriel et engagé dans le développement durable.
Poste
Les Théâtres de Compiègne recrute un assistant administratif (F/H)
Pour la Direction des Théâtres
• Préparation, rédaction de courriers, de mails et de dossiers pour suivi des demandes via le logiciel de gestion de courrier MAARCH
• Gestion, suivi et bilan des demandes de mises à disposition des salles : réunions, courriers, conventions, devis, plannings…
• Gestion, suivi et bilan des crédits de fonctionnement et d’investissement via ASTRE GFI
• Gestion, suivi et bilan des absences, congés, récupérations, RTT, heures supplémentaires…
• Gestion, suivi et bilan des formations professionnelles
• Gestion, suivi et bilan des aptitudes médicales
• Gestion, suivi et bilan des entretiens professionnels
• Gestion, suivi et bilan via WEBDELIB
• Assurer diverses missions de secrétariat et assistanat administratif (téléphone…)
Pour la Direction du CACCV
• Renseigner et conseiller les publics sur le projet artistique et la programmation
• Assurer diverses missions de secrétariat administratif des Théâtres et notamment courriers, compostage du courrier, mise sous plis, édition de listes et d’étiquettes, photocopies, téléphone, mails, classement, archivage, accueil physique, réservation de places pour le directeur auprès des théâtres, …
• Gestion et suivi du courrier et des mails de la Direction (environ 250 mails par jour à traiter et suivre), planning de rendez-vous
• Organiser, suivre et enrichir le fichier EXCEL des contacts partenaires de l’association pour les invitations de la Direction
• Classement des brochures des Théâtres en France
• Saisie des plannings des Théâtres via REGIESPECTACLE : spectacles, évènements culturels, expositions… et suivi quotidien
• Gestion, suivi et bilan des absences, congés, récupérations, RTT, heures supplémentaires…
Pour l’Administration du CACCV
• Préparation et suivi du Rapport d’activité annuel (recherche, graphique, texte…) et des orientations annuelles
• Saisie et élaboration des statistiques liées au public (fréquentation, provenance géographique …)
• Préparation et suivi de la revue de presse
• Préparation des réunions de la vie associative de l’Association des théâtres (convocation, liste, documents… )
• Préparation et suivi du plan de formation
• Préparation et suivi de contrats de cession
• Préparation de dossiers spécifiques (RSE, RGPD, Licences d’entrepreneur de spectacles…)
• Suivi de différents tableaux de bord (VHSS, DUPP…)
• Préparation et suivi des recrutements
• Suivi et gestion de plannings spécifiques: SNU, service civique.stage…
• Assurer diverses missions de secrétariat et assistanat administratif
Conditions travail :
• Horaires de travail :
du lundi au vendredi: 9h30-12h30 / 14h-18h30
Possibilité, en fonction de l’activité, de travailler le week-end ou en soirée
• Lieu de travail :
à l’Espace Jean Legendre, au Théâtre Impérial et déplacements possibles
Profil
- Sensibilité indispensable pour le spectacle vivant
- Expérience souhaité sur un poste d’assistant administratif polyvalent
- Bonnes compétences bureautiques, maitrise de la grammaire et de l’orthographe
- Connaissances comptables et financières
- Connaissance d’outils PAO souhaitée
- Connaissance des logiciels de billetterie et gestion des relations publiques (L@billetterie – 4D), Régispectacle, logiciels de gestion comptable et de gestion du temps…
- Autonomie, rapidité
- Rigueur
- Polyvalence, sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
- Permis B
Poste ouvert aux titulaires.
