Adjoint au chef de service de l’Etat Civil F/H
Entreprise
La Ville de Compiègne, 41 000 habitants, cité impériale, chargée d’histoire et de patrimoine, occupe une position géographique privilégiée à moins d’une heure de Paris et à proximité immédiate de l’une des plus belles forêts d’Europe.
Compiègne est une ville universitaire dynamique qui joue un rôle moteur sur le développement économique du territoire.
Elle est intégrée à l’Agglomération de la Région de Compiègne, regroupant 22 communes et 82000 habitants, pôle économique performant et innovant, à fort enjeu industriel et engagé dans le développement durable.
Poste
La Ville de Compiègne recrute un Adjoint au chef de service de l’état civil- élections et réglementation- cni passeports-cimetières (F/H).
Sous l’impulsion du Chef de Service, vous intervenez en soutien dans l’organisation du service, et apportez votre expertise juridique dans les domaines de l’état civil et/ou des élections et règlementation.
Vous remplacez le Chef de Service en son absence dans toutes ses missions, notamment en assurant l’encadrement de l’ensemble du service.
MISSIONS PRINCIPALES
État civil :
- Être en appui de l’état civil dans les missions quotidiennes.
Elections/réglementation (si nécessaire) :
- Participer à l’organisation des élections politiques et professionnelles ainsi que des référendums.
- Assurer les permanences lors des scrutins électoraux
- Assurer la rédaction de courriers et de notes.
Recensement de la population :
- Participer à l’organisation annuelle du recensement de la population (avant et pendant la période de recensement) en lien avec le Chef de service.
Expertise juridique :
- Assurer une veille règlementaire et juridique en matière d’état civil-élections et suivre les projets prospectifs (nouvelles technologies, vote électronique, COMEDEC, démarches en ligne….)
- Veiller à la sécurisation administrative et juridique des actes.
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées à l’état civil
- Analyser et répondre aux recours juridiques.
Management :
- Contribuer à la définition de la stratégie et des orientations de service.
- Participer au pilotage opérationnel des projets, missions et activités du service et leurs évolutions.
- Participer à la définition des priorités, à la planification et à la supervision des activités des différents bureaux (élections et formalités administratives, registres, naissances, mariages, décès, pacs, cni, passeports).
- Assurer l’encadrement direct et/indirect des agents du service.
- Prévenir l’émergence des situations conflictuelles et les gérer.
- Organiser, en collaboration avec les différents référents, l’accueil et l’information du public.
- Mettre en œuvre une politique qualité des services.
Représentation du service :
- En appui du Chef de service, assurer l’interface avec les partenaires extérieurs (Tribunal, Procureur, élus-es, usagers-ères, INSEE, Préfecture, ANTS……).
- Développer les relations avec les partenaires externes du réseau état civil (éditeurs…).
MISSIONS SECONDAIRES
- Remplacer le Chef de Service, en cas de besoin dans toutes ses missions en assurant également l’encadrement de l’état civil, du bureau des élections et des formalités administratives.
HORAIRES/ASTREINTES :
- Horaires réguliers du lundi au samedi, 39 heures + RTT
- Permanence un samedi sur 2 en heures récupérées (RTPS) ou si besoin remplacement du Chef de service
- Permanences lors des élections.
Profil
- BAC + 3 souhaité avec expérience dans le domaine de l’état civil, des élections et de l’encadrement.
- Expertise du Code Civil et du Code Électoral
- Maîtrise des procédures administratives et des acteurs institutionnels (Préfecture, Tribunaux, Ministère, INSEE, Service National…)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels métiers, internet).
- Capacité à animer une équipe, à développer et à évaluer les compétences.
- Capacité à anticiper et réguler les situations difficiles et les conflits.
- Réactivité et capacité à prioriser.
- Capacité d’analyse et de synthèse.
- Aisance rédactionnelle
- Capacité à communiquer, à négocier avec des interlocuteurs variés et à entretenir des réseaux professionnels.
- Écoute et aisance relationnelle.
- Organisation, rigueur et méthode.
- Aptitude à prendre des initiatives et à être force de proposition.
- Disponibilité et sens du service public.
- Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
Recrutement par voie de mutation (fonctionnaire) ou par voie contractuelle (CDD renouvelable).
CV et lettre de motivation à envoyer avant le 15/12/24.
